荷蘭在台辦事處【出生證明/結婚證明】文件認證打怪攻略

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申請MVV簽證前

你需要事先了解文件認證遊戲規則

申請荷蘭MVV簽證(可待荷蘭境內90天)依目的不同、要求提供的文件也稍微有些差異。不過,無論是因工作/留學/打工度假,申請MVV必備的認證過文件(legalised documents)一定需要提供出生證明和結婚證明/單身證明。

就像所有的英雄旅程一樣,主角就是要經過一系列驚險的碰撞,方能成長蛻變為傳奇!

米飛將在文中分享過去一個月與台荷『樹懶』(aka 公務員)交涉、進行出生證明和結婚證明認證準備的心路歷程,希望你也能一次到位、闖關成功!

第一關 戶政事務所

處理時間:臨櫃40~60分鐘,可現場領文件
申辦方式:現場抽號碼牌,無需預約

首先,在台灣除非和原出生婦產科/診所申請,才有可能直接請領到英文出生證明,否則成年人唯一的選擇就是和戶政機關申請出生證明(只有中文版)。

申請完中文出生證明後,可自行/交由翻譯社翻譯出生證明,再進入下一關。

不幸中的大幸是,至少中文出生證明和英文結婚證明都可以跨區辦理(不需前往戶籍地的戶政事務所),老實說真的十分便民,讓米飛再次見證台灣戶政機關功能之強大!

中文出生證明

準備文件:身分證正本、印章(備用)
費用:NT10/份

本人臨櫃辦理直接抽號碼牌、出示身份證正本即可。雖然不用跑回戶籍所在地的戶政事務所辦理,不過因為是跨區申請出生證明,會需要等待「申報戶口的那個戶政事務」傳真文件回覆,

因此櫃檯人員大多會打預防針『提醒』客人需等30~60分鐘不等,但實際上米飛只等40分鐘左右就取件了,效率堪稱樹懶王國之冠!

自行翻譯英文出生證明

翻譯要領:

  1. 出生證明正反兩面、文字、印章、簽名都需翻譯
  2. 倘若原文件空白欄位直接留白即可,不要雞婆自行添加補滿。
  3. 台灣政府行文用字(例:衛署字第OOO)/姓名/醫院直接音譯即可
  4. 印鑑處可以矩形/圓形標示,並在圖示處標記用印人/醫院名稱
  5. 翻譯人若為本人,需在translator處登打自己的護照英文姓名印出並於旁簽名

米飛個人認為翻譯出生證明最困難/搞笑的地方就是那些「直接音譯、無論台灣人或外國人都看不懂」的神秘政府文書編號。畢竟,到底誰看到 “Tainan City Wei Shu Zih Di No. 053“  可以成功理解為「南市衛署字第053號」啦?

以下就是米飛自己翻譯的英文出生證明,供各位參考比對:

【出生證明正面】

【出生證明反面】

雖然也能花錢直接請翻譯社辦理,不過網路上都有各種免費翻譯公版範本可供參考運用,而且只是將地址/姓名翻成英文,老實說真的沒有必要浪費錢找翻譯社。

只要善用郵局中英地址翻譯系統外交部外文姓名中譯英系統,人人都能無痛自行翻譯英文出生證明。

英文結婚證明

準備文件:身分證正本、護照正本(確認英文拼音使用)
費用:NT100/份

【英文結婚證明正反面】

以上就是樹懶王國文件認證之旅的第一關,輕輕鬆鬆可當日取件,手腳俐落的玩家還能趁勝追擊進入第二關(法院公證)。

第二關 地方法院/民間公證人

處理時間:臨櫃10~15分鐘,可現場領文件
申辦方式:現場抽號碼牌,無需預約

自行/經翻譯社翻譯的英文出生證明以及戶政事務所提供的英文結婚證明都需經法院或民間公證人公證(notarized),申請者可前往自己方便的地方法院或委託民間公證人辦理。

法院文件公證

費用:NT750 /正本(一式五份)、副本加蓋NT200/份
準備文件:英文出生證明(6份,可自行影印)、中文出生證明(6份,可自行影印)、英文結婚證明(正本1份,自行影印影本1份)、申請人和父母的護照封面影本(無需有效、僅供核對英文姓名拼音使用)、申請人身分證正反面影本(1份)

以米飛這次親自前往新竹地方法院為例,公證辦公室位於法院2樓,當天11:00幾乎沒有等待人潮(正確來說,整個辦公室空蕩蕩只有義工阿姨和公證人)!

現場抽號碼牌、填妥申請文件,就有熱心的義工阿姨/櫃檯人員會協助幫你把文件依照公證人的要求排好順序、等待叫號。

基本上公證人只會簡單和申請人確認基本資料和辦理公證文件的需求與份數,大概3分鐘左右就會把你請出去、交辦給櫃檯人員指引拿繳費單去1樓繳費,最後就能回公證室現場領取認證好的英文出生證明和英文結婚證明。

【經法院公證後的中英文出生證明正反面】

【經法院公證後的結婚證明正反面】

提醒各位由於法院公證人會收取一份影本留底,因此若你自己希望收到一式5份認證過的英文出生證明文件,需要準備6份影本。

此外,不同於英文出生證明;英文結婚證明若欲申請正本(一式五份)就需要一開始向戶政事務所申請5份正本英文證明;自行影印的英文結婚證明會以副本加蓋份用計算、一份加收NT200。最後,英文結婚證明認證一樣也需提供一份影本供法院留存(無需正本)喔!

考量申請MVV簽證其實最終只需提供一份完成認證的出生證明&結婚證明掃描電子檔

加上這些證明文件除了申請MVV外幾乎無用武之地(日後申請荷蘭駕照也不需要提供),老實說米飛實在想不到特殊用途會需要多花錢申請額外的結婚證明!

新竹地方法院1樓設有影印室(僅收現金),建議可以隨身準備筆電/ipad,如果公證人當場針對自行翻譯的英文出生證明提出修改要求,可以直接用筆電修改文件並列印,不用再多跑一趟!

第三關 台灣外交部領事事務局

處理時間:臨櫃5~10分鐘,文件最快翌日可領
申辦方式:現場抽號碼牌,無需預約

如果你覺得台灣戶政機關效率夠快了,那麼被連午休都沒有的台灣外交部領事事務局就是神隊友等級的存在!

外交部文件驗證

費用:NT400/正本一份,急件另加NT200/份
準備文件:經法院認證的英文出生證明(正本1份,自行影印影本1份)、經法院認證的英文結婚證明(正本1份,自行影印影本1份)、申請人護照封面影本(1份)、申請人身分證正本

搭乘手扶梯直上外交部3樓,迎面而來的是辦護照/簽證服務櫃檯,向右轉往內走才是文件驗證櫃檯,在那邊才能抽驗證業務的號碼牌

台灣外交部櫃檯人員也都是一秒鐘幾十萬上下的辦事效率。

只要事先把資料整理好、方便查驗,確認資料齊全後,會收走完整文件正本並需提供一份自行影印本供外交部留存

接下來就是開立繳費單(可現金/信用卡/行動支付)給你到繳費櫃檯辦理。原則上,屁股還沒坐熱就辦好了!

自費郵遞收件服務

若不想再跑一趟外交部領文件,也可依繳費憑證到1樓郵局申請快捷郵件寄送服務。3份文件郵資為NT132。有趣的是,郵局人員會一直幫你打預防針「最快5個工作天才會寄達」「文件可以折嗎?」

但其實那都是他們為了保護自己(不要被客訴)的固定台詞罷了!

首先,文件對折不影響荷蘭在台辦事處的認證;此外,實務上我7月25日中午辦理文件急件認證、7月26日中午就收到文件了。台北-新竹正常快捷郵件真的半天就能寄到,大家不要被郵局人員唬/騙到喔!

倘若欲辦理急件(隔日取件),需在辦理時就先跟行政櫃檯說明,以便製作繳費單。

【經外交部認證後的出生證明/結婚證明】

原則上文件內容除了每頁加蓋外交部的騎縫章外,還會多這張證明書(如下圖)

接下來就是最令人膽戰心驚的『樹懶大魔王』荷蘭在台辦事處,經外交部認證後的文件,只能在稀缺性爆表的可預約時段前往辦理!

大魔王 荷蘭在台辦事處

處理時間:10分鐘,掛號郵寄至指定地址
申辦方式:需網路預約

米飛覺得最困難的關卡就是這裡。因為荷蘭在台辦事處的文件認證業務只有週一~週三(9:00~11:00)可供預約辦理,所以真心建議當你開啟文件認證主線任務(申請出生證明)時,就能『越級打怪』上荷蘭在台辦事處官網刷預約時段。

荷蘭在台辦事處文件認證(legalisation of documents)

費用:NT785/份(€26.25/份,收台幣現金不找零)
準備文件:經台灣外交部認證的英文出生證明正本、經台灣外交部認證的英文結婚證明正本、申請書

米飛2022.7.21進行第一次預約,最快只能約到2022.8.30(真是讓人崩潰的時間)。不過打電話詢問荷蘭領事負責官員(吳歌先生),他愉悅地用英文說明:「只要有點小運氣,隨時都有人取消!希望你能成功!」

在這樣的正能量加持下,米飛日夜都在刷!從8月30日、8月16日、8月2日一路刷到7月27日,終於可以順利前往荷蘭在台辦事處進行文件認證!

【荷蘭在台辦事處】線上預約文件認證:一家人僅需填寫同一個email

預約成功後,荷蘭在台辦事處會主動郵寄確認信以及申請書電子檔供下載填寫。

【荷蘭在台辦事處】文件認證申請書填寫範例

值得一提的是,倘若夫妻兩人同時需申請文件認證(米飛和半獸人先生就是這樣),即使官網登記提供2組預約號碼和2個不同的時段,讓人誤以為只能認證個人的文件,但其實夫妻的文件是可以一起認證的

也許是因為這種神秘機制,導致無時無刻都有可能釋出新的可預約時間供下一組打怪勇者使用?

總之,荷蘭在台辦事處預約系統雖然邏輯謎樣,但辦事效率真的很快。7月27日半獸人先生一早獨自前往辦事處辦理文件認證,只要事先備妥相關文件和現金費用(不找零),台灣事務官郭小姐收件後,預計5個工作天會收到完成認證的文件。

自費郵遞收件服務

關於郵寄費用,荷蘭在台辦事處是才以郵局貨到付款(現金)進行,資費為NT120。官方雖說需5個工作天,但其實米飛2個工作天就收到文件了。

【經荷蘭在台辦事處認證的出生證明/結婚證明】

整份文件只有台灣外交部頒發的那張證明書背面貼有荷蘭在台辦事處的認證文字與戳章

收到荷蘭在台辦事處寄回的認證文件,就能掃描提供電子檔讓荷蘭雇主協助申請MVV簽證(以及各種繁瑣事務),剩下的就坐在家裡等通知即可。

回首文件認證打怪旅程

總遊戲時數大約是6~7天。

米飛和半獸人先生本次申請MVV簽證,有荷蘭公司作為host,因此簽證辦理時間據說可由3個月縮短為2週。

考量週末/國定假日和最無法預知的荷蘭認證大樂透預約系統,建議各位在談offer時就能找空擋開啟文件認證任務,以免未來因文件認證瑣事影響到職日喔!

夫妻2人移居荷蘭工作申請MVV簽證的關卡任務相關費用請參考下方表格

第一關 戶政事務所 花費項目費用
戶政事務所:米飛中文出生證明1份NT10
戶政事務所:半獸人先生中文出生證明1份NT10
戶政事務所:英文結婚證明1份NT100
小計NT110
第二關 法院公證 花費項目費用
公證費:米飛中英文出生證明(一式5份)NT750
自行影印:米飛中文出生證明5份NT15
自行影印:米飛英文出生證明6份NT18
自行影印:米飛&父母護照封面1份NT6
自行影印:米飛身分證正反面影本1份NT3
公證費:半獸人先生中英文出生證明(一式5份)NT750
自行影印:半獸人先生中文出生證明5份NT15
自行影印:半獸人先生英文出生證明5份NT18
自行影印:半獸人先生&父母護照封面1份NT6
自行影印:半獸然先生身分證正反面影本1份NT3
公證費:英文結婚證明1份NT750
自行影印:結婚證明1份NT3
小計NT2,337
第三關 外交部驗證 花費項目費用
驗證費:米飛中英文出生證明1份NT400
自行影印:米飛護照封面1份NT3
急件加費:米飛中英文出生證明1份NT200
驗證費:半獸人先生中英文出生證明1份NT400
自行影印:半獸人先生護照封面1份NT3
急件加費:半獸人先生英文出生證明1份NT200
驗證費:英文結婚證明1份NT400
急件加費:英文結婚證明1份NT200
快捷郵件費NT132
小計NT1,938
第四關 荷蘭在台辦事處驗證 花費項目費用
驗證費:米飛中英文出生證明1份NT785
驗證費:半獸人先生中英文出生證明1份NT785
驗證費:英文結婚證明1份NT785
郵寄資費(貨到付款)NT120
小計NT2,475

從第一關(戶政事務所)到魔王關(荷蘭在台辦事處),三份文件認證共花費NT6,860。

這些都是移居荷蘭工作申請MVV簽證前置作業,也是雇主無法幫你負擔的隱藏成本(而且還沒算交通費),雖然所費不貲且有許多注意事項,一個不小心可能要花費更多時間和金錢補齊;不過這就是英雄故事旅程令人百看不厭的魅力不是嗎?

移居荷蘭工作有一萬件待辦事項,只要跟著米飛腳步,就能按圖索驥進行移居準備。讓我們一起從容不迫地踏上美麗的風車國——荷蘭。

米飛愛生活

竹科太太在荷蘭

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